Korzystanie z poczty elektronicznej stało się czynnością, którą większość z nas robi codziennie. Popularne e – maile wykorzystujemy zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Jeśli nie będziemy wiedzieli, jak zarządzać skrzynką pocztową, musimy liczyć się z tym, że ta prosta czynność będzie zabierać nam mnóstwo czasu. Jak zorganizować skrzynkę mailową?
➡️ Dowiedz się, jak budować swój profesjonalny wizerunek i zwiększać produktywność w codziennej pracy ze skrzynką email razem “Kurs zarządzania służbową skrzynką email”.
Jak zrobić porządek na Gmail?
Przede wszystkim warto zacząć od zmiany układu skrzynki pocztowej. Tyczy się to przede wszystkim tych osób, które mają mnóstwo maili i zdarza im się zagubić w tych, które są ważne bądź jeszcze nie odczytane. Jak to zrobić? Wystarczy w głównym widoku naszej skrzynki mailowej najechać na folder „Odebrane”. Następnie klikamy strzałkę w dół. Otwierają się opcje do wyboru wskazujące na różne układy skrzynki.
Warto również zatroszczyć się o to, aby na skrzynkę trafiały wyłącznie pożądane i ważne wiadomości. Dlatego dobrym posunięciem jest zrezygnowanie z subskrypcji. To prosty zabieg, który sprawi, że na skrzynkę przestaną spływać nieistotne maile.
➡️ W tym kursie poznasz funkcje Gmaila i zwiększ produktywność zarządzania pocztą e-mail.
Czy warto stosować zasadę Inbox Zero?
Zasadą, która doskonale sprawdza się podczas zarządzania skrzynką pocztową, jest ta określana mianem Inbox Zero. Uznawana jest ona za najważniejszą, jeśli chodzi o porządkowanie poczty elektronicznej.
Opiera się na założeniu, że wszystkie maile trafiają do folderu Inbox jedynie na krótki czas. Zostają w tym miejscu do momentu, kiedy znajdziemy czas, aby je posegregować. Każda wiadomość, która trafia na naszą skrzynkę, powinna być przeniesiona do utworzonego przez nas folderu.
To najprostszy sposób, aby uporządkować przychodzące maile, a jednocześnie wiedzieć, które z nich mają największe znaczenie, a które nie mają żadnej wartości. UWAGA: stosując zasadę Inbox Zero, zawsze dążymy do tego, aby folder Inbox w skrzynce był jak najdłużej pusty.
➡️ Poznaj różne funkcje programu Microsoft Outlook z tym kursem, aby poprawić wydajność i organizację pracy.
Jak zarządzać wiadomościami archiwalnymi?
Większość skrzynek pocztowych posiada folder zatytułowany „Archiwum”, niektóre mają wbudowaną funkcję w tym zakresie. Do takich zalicza się między innymi wspomniany wcześniej Gmail czy Outlook.
Do archiwum trafiają wszystkie te wiadomości, które zostały przetworzone. Warto pamiętać, aby ograniczyć czas przechowywania maili. Większość specjalistów wskazuje, że zupełnie wystarczający jest okres sześciomiesięczny. Jeśli przez ten czas nie wróciliśmy do jakiejś wiadomości, oznacza to, że jest nam ona zupełnie zbędna.
Warto więc zadbać o to, aby albo regularnie kasować starsze wiadomości, albo ustawić retencję archiwum właśnie na pół roku. Świetnie sprawdzają się także reguły automatyczne, które obecnie zapewnia większość systemów pocztowych.
Są to reguły, które można ustawić albo dla wiadomości mających określony temat, albo dla tych, które wysłane zostały z konkretnej domeny. Wówczas będą one automatycznie przenoszone do wybranych folderów, dzięki czemu na skrzynce zawsze będzie panował porządek.
Właściwe zarządzanie skrzynką pocztową wcale nie jest trudne. Wystarczy zastosować się do wskazanych przez nas zasad, aby cieszyć się porządkiem i brakiem problemów w znalezieniu potrzebnych wiadomości.
