Być może zastanawiasz się, po co właściwie używać specjalnych programów do organizacji pracy. Czy stary, dobry kalendarz i własna pamięć nie wystarczają? Wyobraź sobie jednak ten komfort, gdy nie musisz o niczym pamiętać, bo masz pod ręką narzędzie, które robi to za Ciebie. Żadnych zapomnianych spraw i papierowych kalendarzy. Wszystko obsługiwane za pomocą urządzeń, których już używasz na co dzień – komputera i telefonu. Poznaj najlepsze programy do organizacji i planowania, które ułatwiają i usprawniają pracę.
➡️ Sprawdź naszą ofertę szkoleń niezbędnych w pracy każdego biura oraz freelancera.
Kalendarz Google – intuicyjny z mnóstwem funkcjonalności
To jedno z najbardziej intuicyjnych i wygodnych dla użytkownika narzędzi. Niewątpliwą jego zaletą jest to, że aplikację możesz mieć zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych. Wszystko dostępne jest w języku polskim. Oprócz podstawowych funkcjonalności aplikacja umożliwia udostępnianie kalendarza innym osobom czy współdzielenie, co ułatwia organizację pracy w firmie.
W kalendarzu możesz dodawać lokalizacje miejsc spotkań i wykorzystywać mapę Google, by dotrzeć na miejsce. Świetną funkcjonalnością jest możliwość tworzenia spotkań z poziomu poczty Google, dzięki kompatybilności obu narzędzi. Możesz tu także tworzyć własne przypomnienia czy listy zadań. Kalendarz uwzględnia strefy czasowe, a także pozwala na stosowanie nakładek z oznaczeniem dni wolnych i świąt, z uwzględnieniem świąt religijnych czy wydarzeń sportowych z różnych miejsc na świecie.
➡️ Sprawdź nasz kurs Google Calendar i naucz się planowania.
Trello – program do organizacji pracy zespołów
Przeniesienie biura w przestrzeń wirtualną – tym właśnie jest Trello. To program do organizacji zadań w firmie, który świetnie sprawdza się na poziomie zespołów. Każdy członek zespołu widzi, nad czym obecnie się pracuje, co trzeba zrobić i co już zostało zrobione, dzięki listom zadań wyświetlanym na tablicy. Trello to rozbudowane narzędzie, umożliwiające nie tylko korzystanie z kalendarza, który oczywiście wyposażony jest w najważniejsze funkcjonalności.
To także sposób na komunikację zespołu. Już nie musisz być w biurze, by na bieżąco wiedzieć, co się dzieje. Nieustający rozwój narzędzia sprawił, że zyskało ono także funkcjonalności pozwalające na budowanie relacji – emotki czy naklejki są tu na porządku dziennym. Trello w podstawowej wersji jest bezpłatne.
➡️ Poznaj Trello z tym kursem. Ulepsz organizację pracy i zarządzanie zadaniami
Notion – centrum dowodzenia
Notion określa samo siebie jako narzędzie „wszystko w jednym”. Jest w tym sporo prawdy. Z tym narzędziem możesz tworzyć i przechowywać bazy danych oraz oczywiście planować. Notion jest bardzo elastyczne. Trzeba jednak przyznać, że nie jest tak intuicyjne, jak na przykład Trello.
Do organizacji pracy wymaga samodzielnego ustrukturyzowania za pomocą bloków. Konieczne jest więc nieco więcej zaangażowania na początku użytkowania, by zapoznać się z jego możliwościami i działaniem. Można więc powiedzieć, że wejście jest nieco trudniejsze, ale elastyczność i możliwość personalizacji narzędzia warta jest włożenia nieco wysiłku, zwłaszcza że podstawowe konto z nielimitowaną ilością bloków jest obecnie darmowe.
➡️ Zorganizuj pracę z Notion i naszym kursem.
Asana – rozbudowane funkcjonalności
To kolejne intuicyjne narzędzie do organizacji pracy. Wystarczy, że uzupełnisz je swoimi treściami. Możesz tworzyć i organizować projekty, wykorzystując różnorodne możliwości narzędzia. To program, który umożliwia osobie zarządzającej nadzór nad całością i delegowanie zadań oraz kontrolę nad przebiegiem ich realizacji
Poszczególne zakładki pozwalają na śledzenie zadań do wykonania, którym można nadać określony status ważności, prowadzić konwersacje z uczestnikami zespołu lub projektu, czy zajrzeć do kalendarza. Możesz również dodawać załączniki. To narzędzie z łatwością dostosujesz do swoich potrzeb.
➡️ Poznaj podstawy zarządzania projektami z kursem Asana.
Todoist – To Do List, czyli lista zadań
Podstawą funkcjonalności Todoist jest możliwość stworzenia klasycznej listy zadań do wykonania. W Todoist możesz przekształcać ją w projekty, zmieniając ich charakter z koncepcyjnego na operacyjny – od myśli do czynu. Możesz nadawać im priorytety i oczywiście organizować w kalendarzu, wraz z funkcją przypominania. To świetne narzędzie, do wykorzystania zarówno w pracy zawodowej, jak i w życiu prywatnym, służące do planowania i tworzenia listy zadań na każdy dzień, wraz z oznaczeniem ich ważności.
Podsumowanie
Który z tych programów do organizacji pracy jest najlepszy? Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz od tego typu narzędzi. Najlepsze programy do planowania mają zbliżone funkcjonalności. Różnią się strukturą i intuicyjnością obsługi. Każdy z powyższych programów jest świetnym wyborem. Sprawdź ich funkcjonalności i wybierz ten, który ułatwi Ci planowanie i organizację pracy oraz będzie najwygodniejszy w użytkowaniu.
