U każdego kto pracuje jako freelancer lub posiada własną firmę przyjdzie ten moment gdy trzeba podjechać do klienta osobiście. Wprawdzie branża pozwala na wykonywanie zleceń w 100% online jednak czasem przyjdzie nam zmierzyć się z klientem, który koniecznie chce umówić się osobiście. To nic, że wszystko można podesłać mailem i omówić telefoniczne. Klient chce osobistego spotkania i koniec. Dla jednego to nic takiego, dla innych takie spotkanie to stres.
Pamiętam jak dziś, jak było w moim przypadku.
Na początku byłem podekscytowany, ale przede wszystkim byłem przerażony – co, jeśli nie spodobam się klientowi, zrobię złe wrażenie, palnę jakąś gafę, klient nie uwierzy w moje doświadczenie i końcowo stracę zlecenie. Nie to jednak było najgorsze, pal licho zlecenie…najbardziej obawiałem się osobistego spotkania. Pracując do tej pory wyłącznie online było to dla mnie coś nowego.
Choć wydaje się to bezsensu, tak było. Jeśli myślisz o wszystkich umiejętnościach jakich człowiekowi potrzeba, aby zbudować zaawansowany portal od podstaw czyli zaczynając od wytycznych klienta, a skończywszy na kodowaniu to z tych wszystkich rzeczy rozmowa z człowiekiem wydała mi się najtrudniejszym zadaniem. Rozmowa z ludźmi jest trudna, zwłaszcza, gdy wybrałeś karierę typu freelancer lub własną firma. W spotkaniu z klientem sprzedajesz siebie i swoją wiedzę i robisz wszystko by klient Ci zaufał, chciał z Tobą współpracować. Na początku, nie tylko będziesz czuć się jak na przesłuchaniu – to tylko jeden aspekt, ale też to spotkanie może być twoją jedyną szansą, aby przekonać klienta, do siebie. Drugiej szansy może nie być.
Na takim spotkaniu konieczne jest przekonanie klienta, że:
- Jesteś zdolny i posiadasz wszystkie niezbędne umiejętności by zrealizować projekt
- Jesteś godny zaufania i dotrzymujesz terminów
- Jesteś komunikatywny, rozsądny, prawdomówny
- Możesz rozwiązać problem klienta – masz odpowiednie umiejętności i doświadczenie
- Jesteś ekspertem w swojej dziedzinie
W tym momencie zapewne wielu z Was zastanawia się – czy freelancer w ogóle potrzebuje spotkań z klientami? W końcu dzisiaj wszystko można załatwiać przez internet? Wiele zależy od sytuacji, samego klienta, wytycznych projektu i od nas – faktycznie jest to możliwe, ale trudno uniknąć jakiejkolwiek rozmowy. Można unikać zleceń gdzie trzeba spotkać się osobiście ale wtedy multum zleceń po prostu przepadnie. A uwierz mi, warto pokonać ten strach. Czasem nasz klient może przerodzić się w głównego, a nawet jedynego klienta z którego będzie utrzymywać się Twoja firma.
Spotkania zazwyczaj sprzyjają dobrym relacjom, owocują dobrym projektem i powodują, że stajemy się produktywni. Klient chętnie da Ci dalsze rekomendacje jeśli widział Cię na żywo. Dla wielu z Was zapewne brzmi to strasznie, ale prawda jest taka, że 80 % stresu to właśnie samo przygotowywanie się do spotkania. Z własnego doświadczenia zatem przedstawiam Wam najważniejsze wskazówki, które powinny pomóc w przygotowaniu się do takiej rozmowy i co najważniejsze – zakończeniu jej w pozytywny dla nas sposób. Bez względu na to czy jesteś na spotkaniu osobiście czy na wideo czacie, te wskazówki mogą pomóc Ci przetrwać pierwsze spotkanie z nowym klientem tak, aby było prowadzone w korzystny dla Ciebie sposób.
Wykaż zainteresowanie
Twoim celem jest zdobycie klienta, musi Ci zaufać by chcieć cię zatrudnić – i wierz mi w dzisiejszym konkurencyjnym świecie to wcale nie jest takie oczywiste. Musisz go zdobyć. Zanim przejdziesz do rozmów czysto technicznych, poświęć kilka minut na poznanie klienta. Jeśli jesteś w trakcie rozmowy wideo, zapytaj, gdzie mieszka lub skomentuj coś, co zobaczyłeś w tle i ci się spodobało. Jeśli widzicie się osobiście, zapytaj o opinie np. jak podoba mu się to miasto, albo też możesz wspomnieć jak pysznie smakuje placek po węgiersku po drugiej stronie ulicy.
W skrócie – ważna jest sama rozmowa, nawiązywanie kontaktu – nie ważne o czym. Mogłoby się wydawać, że lepiej od razu przejść do sedna, ale naprawdę odnoszenie się do swojego klienta w sposób ludzki pomaga uniknąć potencjalnych konfliktów na pierwszym spotkaniu, jak i w trakcie całego projektu. Nie pokazuj się wyłącznie jako “ekspert tech” i nudny informatyk. Ty i twój klient musicie stanowić zespół czyli dwoje ludzi pracujących razem.
Ustal porządek spotkania
Użyj specjalnego notatnika czy programu, aby upewnić się że omówicie wszystko, co konieczne. Program najlepiej uruchom jeszcze zanim przyjdzie Klient. Warto mieć plan – on sam w sobie daje klientowi powód do tego, by chciał ci zaufać: stajesz się powoli kapitanem tego statku. Dzięki temu nie przeoczysz również żadnego pytania, które chciałeś zadać klientowi.
Zadawaj pytania
Tak jak wspomniane zostało wcześniej, podczas pierwszego spotkania z klientami można poczuć się jak na sali przesłuchań. Aby utrzymać spotkanie w tonie takiego procesu, Ty też zadaj klientowi wiele pytań. Jest tak wiele informacji, jakie trzeba uzyskać od klienta na pierwszym spotkaniu, że nie sposób ich wszystkich wymienić. Zadawanie pytań pokaże klientowi, że interesujesz się tym co on mówi i jego zleceniem.
Na początek warto zacząć od następujących pytań:
- Co Pan sądzi o swojej stronie?
- Jakie inne strony się Panu podobają?
- Jakie są pana cele biznesowe i co ma przynieść nowa strona ?
- Czy będzie Pan w stanie edytować stronę?
Zrób badania na temat firmy klienta
Nawet jeśli masz zamiar zadać klientowi mnóstwo sprecyzowanych pytań dotyczących jego firmy, spotkanie nie powinno być miejscem, w którym po raz pierwszy będziesz się o niej dowiadywać – musisz się przygotować. Klienci uznają Cię za kogoś godnego zaufania i zdolnego, jeśli będziesz w stanie im wykazać, że wiesz coś o ich działalności lub na temat projektu.
Nie zapomnij o zbadaniu konkurentów klienta
Dobrze jest również podpatrzeć podobne firmy w okolicy, by móc wykazać się wiedzą na temat konkurencji i podać pomysły oraz ofertę na jej przeskoczenie. Powiedz mu czego nie robiy konkurencja, co można zrobić lepiej. Badanie konkurentów klienta pozwoli Ci poznać jego problemy. Im więcej wiedzy o standardach branżowych, typowych problemach lub nowych zmianach przyniesiesz na spotkanie – tym więcej zyskasz w oczach klienta. Tym bardziej będzie on w stanie Ci zaufać i pozwoli podejmować decyzje w czasie trwania projektu.
Rób notatki
Istnieje kilka powodów przemawiających za tym, że warto robić notatki – po pierwsze jest tp praktyczne rozwiązanie, po drugie – chodzi też o budowanie zaufania. Robienie notatek w trakcie trwania całego spotkaniu oznacza, że nie będziesz w stanie czegokolwiek pominąć i nie zapomnisz o czym była mowa. Pokazujesz również klientowi, że jesteś zaangażowany i skoncentrowany, że bierzesz jego słowa na poważnie.
Oznacza to również, że będziesz w stanie w razie potrzeby zacytować słowa klienta. Aby upewnić się, że Ty i Twój klient znajdujecie się po tej samej stronie interesu, poświęć kilka chwil w trakcie całego spotkania na powtórzenie słów klienta– upewniając się, że taka właśnie jest jego perspektywa.
Przykład: “Więc mówi Pan, że Twitter jest dla celów firmy ważniejszy niż Facebook, ponieważ cieszy się coraz większym zaangażowaniem użytkowników. Czy to prawda?”
Wykaż się zapałem i miej wyjście awaryjne
Prawdopodobnie jestem pierwszą osobą, która Wam to powie – zawsze warto mówić „tak” i nie bać się nauczyć potwierdzanej przez nas umiejętności dopiero po spotkaniu. O co chodzi?
Nawet znając język programowania od podszewki, albo przynajmniej kiedy Ci się tak wydaje nie oznacza to, że faktycznie tak jest. Na spotkaniu może okazać się, że coś nas zaskoczy – wtedy nie warto się wycofywać, wręcz przeciwnie. Najlepsze będzie podejście sugerujące, że zna się jakiś program czy język, ale cały czas podnosi się kwalifikacje. Nawet, jeśli nie bardzo wie się jak coś wykonać, przecież można wrócić do domu i to sprawdzić, nauczyć się lub w ostateczności zlecić to komuś.
Przykład: „To brzmi na wykonalne, zajrzę do tego i wrócimy do tematu”.
Przykład: „Nie mam doświadczenia z C++, ale mam kolegów, którzy to robią. Wezmę się za ten temat, więc sądzę że nie będzie problemu z umieszczeniem tej aplikacji w przyszłości na twojej stronie”.
Język ciała
To jedna rzecz, o jakiej można łatwo zapomnieć, a jaka jest niezwykle istotna. Jasne, że tego typu spotkanie opiera się przede wszystkim na wymianie informacji, ale język ciała może odpowiadać za jego cały ton i dlatego będzie on odgrywać znaczącą rolę. Dla przykładu – jeśli będziesz przykurczony to klient może uznać że, czujesz się nieswojo i niepewnie, co na pewno nie wzbudzi w nim zaufania.
