Maksymalna wydajność – coś, co każdy chce osiągnąć, zwłaszcza osoby pracujące na własny rachunek jako freelancer. W rzeczywistości tylko niewielu osobom udaje się ją opanować. Wydajność w pracy oczywiście nie dotyczy tylko pracy przy komputerze ponieważ tak samo osiągniemy ją jako budowlaniec czy gospodyni domowa. Istnieją kilka rzeczy, naprawdę prostych do wykonania, które ćwiczone codziennie wejdą w nawyk i pozwolą znacznie ulepszyć Twoją wydajność.
Wycisz się przed snem
Pewnie znasz ten obrazek gdy przed pójściem spać sprawdzasz jeszcze maila lub będąc już w łóżku przeglądasz media społecznościowe. Tymczasem badania wykazały, że patrzenie na ekran smartfona czy laptopa zaraz przed snem nie jest najlepszym pomysłem. Organizm nie jest w stanie uzyskać maksymalnego relaksu gdy ostatnie co widzą Twoje oczy przed zaśnięciem, to niebieski ekran. Dobrą zasadą jest odłożenie wszelkiego rodzaju elektroniki gdy zbliżają się godziny wieczorne. Wskazany jest spacer, bieganie, książka, coś co Cię relaksuje. Musisz po prostu zrobić wszystko, żeby Twój umysł był wolny od spraw zawodowych tuż przed zaśnięciem. Nauka “odłączenia” umysłu od pracy wbrew pozorom jest trudna, zwłaszcza gdy pracujesz na siebie. Jednak musisz dać swojemu umysłowi czas na regenerację.
Zbierz owoce, które rosną najniżej
Jeśli rozplanowałeś sobie na dany dzień kilka różnych zadań i na samą myśl jesteś zmęczony to zastosuj pewną sztuczkę. Jak wiadomo zaraz na początku swojej pracy jesteś najmniej zmęczony i najbardziej wydajny. Zacznij wtedy od najprostszych zadań i takich, które są najszybsze do wykonania. Porównałem to do owoców na drzewie, które rosną najniżej i łatwo po nie sięgnąć. Często tak nisko rosnącymi owocami możesz szybko zapełnić cały kosz. Przekładając to na Twoją pracę, zacznij od zadań, które można wykonać w okolicach 10 minut lub mniej. Tym sposobem będziesz miał już na początku dnia odhaczonych kilka pozycji, a Twój umysł będzie odczuwał satysfakcję zwycięstwa. Takie małe, zrealizowane sukcesy już na staracie dadzą Ci kopa na dalszą część dnia i pomogą zmierzyć się z najcięższym zadaniem.
Do tego punktu oczywiście musisz mieć już jakieś doświadczenie, tak by wstępnie oszacować ile czasu zajmie Ci wykonanie danego elementu. Jeśli okaże się, że zadanie które miało zająć Ci kilka minut, tak naprawdę okazało się czasochłonnym zajęciem, Twoja motywacja znacznie spadnie.
Celowo zostaw sobie niedokończone zadanie
Zbliża się koniec Twojej dniówki, a Ty z satysfakcją zamykasz listę wszystkich swoich zadań, które udało się wykonać w czasie? Porada, którą Ci teraz przedstawuę może wydawać się zupełnie sprzeczna z tym co do tej pory czytałeś i przeciwna do Twoich codziennych celów. Po prostu zostaw sobie niedokończone zadanie na dzień następny. Nawet jeśli do jego ukończenia dzieli Cię tylko chwila, to pozostaw to zadanie w pozycji zawieszonej.
Dlaczego ? Ponieważ zaczynając nowy dzień z czystym kontem jest o wiele trudniej zebrać się do pracy, niż rozpocząć go od dokończenia zadania z wczoraj. Siadając do komputera rano, często jest tak, że szukasz sobie zajęcia i dopiero planujesz zadania oraz ich kolejność wykonywania. Tymczasem gdy zostawisz sobie zadanie z dnia poprzedniego od razu rano siadasz do pracy. Kolejnym plusem tego rozwiązania jest fakt, że rano Twój umysł jest świeży i często o wiele sprawniej poradzi sobie z przeszkodą, która wczoraj wydawała się być murem nie do poznania. Na pewno znacie sytuację, gdy szukacie błędu w projekcie lub wymyślacie koncepcję na nowe logo. Kończy się dniówka, a Wy nadal z pustką w głowie. Natomiast na drugi dzień rano rozwiązujecie dany problem w kilka chwil. Wszystko przez to, że z nowym dniem, macie nowe i świeże spojrzenie na daną sprawę.
Grupuj zadania
Czy wiesz, że ciągłe przeglądanie skrzynki pocztowej czy patrzenie na telefon potrafi skuteczne zdekoncentrować. Do tego gdy widzisz nową wiadomość starasz się od razu odpisać. Często trzeba przy tym rozwiązać jakiś problem lub wykonać kolejne, nieplanowane zadanie. Dlatego maile, telefony, chaty, serwisy społecznościowe to złodzieje czasu. Pozamykaj program pocztowy, wycisz telefon, wyłącz przeglądarkę i skup się na tym co w danym momencie jest dla Ciebie priorytetem. Niech twój dzień pracy nie wygląda tak, że co 10 minut odpisujesz na jakiegoś maila. Zbierz podobne do siebie zadania i wrzuć je do jednego worka. Wyznacz godziny, w których będziesz zajmować się akurat danym workiem.
- godzina 8-12 czas na projektowanie
- godzina 12 – odpisywanie na maile
- godzina 13 – odpowiedzi na nieodebrane połączenia
- godzina 13:30 – wrzucanie postów na serwisy społecznościowe
- godzina 14:10 – czas na marketing
Planuj
Każde zadanie, każdy pomysł, każde zobowiązanie, powinno być spisane. To uwalnia umysł od tego, że musi coś zapamiętać. Jednym z pierwszych kroków do organizacji pracy powinno być wyrobienie w sobie nawyku robienia notatek. Pozwoli to Twojej głowie spokojnie odpocząć i odstresować się od poczucia, że coś nie jest zapamiętane. Jest to bardzo ważne zwłaszcza jeśli w swojej pracy masz do czynienia z wieloma rzeczami na raz. Obecnie na rynku jest mnóstwo programów na komputery i smartfony, które pozwalają na wygodne tworzenie notatek. Dla przykładu świetny program Evernote, bez którego nie wyobrażam sobie codziennej pracy.
Twój umysł jest dobry w produkcji nowych pomysłów, ale nie jest tak dobry w ich utrzymywaniu i zapamiętywaniu. Nie pozwól sobie o czymś zapomnieć i twórz notatki, które są przedłużeniem Twojej pamięci.
Mówiąc o planowaniu, to wyznaczanie sobie celów jest niesamowicie ważne. W tym również pomogą Ci zapiski z notatek. Zawsze sporządzaj listę zadań do zrealizowania na następny dzień, tydzień czy nawet miesiąc. Najlepiej wyznaczyć sobie cele tygodniowe i dodatkowo podzielić je na dni tygodnia. Jeśli natomiast ciężko rozplanować Ci z góry cały tydzień to planuj z dnia na dzień. Kończąc dzień pracy warto zrobić sobie od razu notatki z planem na następny dzień. Taki harmonogram utrzyma skupienie i zapewnia spokój, że wszystko będzie zapamiętane. Dodatkowo szalenie oszczędza czas. Nic tak nie rozprasza, jak na początku dnia szukać sobie zadania. Mając notatki siadasz od razu do realizowania zapisanych punktów. Oczywiście nie należy rozpisywać sobie zbyt wielu zadań na jeden dzień, nie staraj się na siłę wypełnić każdej minuty.
Myśl tygodniowo
Gdy kończy się tydzień, w piątek, przed opuszczeniem pracy zrób notatki na nowy tydzień. Będziesz mógł swobodnie wypocząć przez weekend i przystąpić w poniedziałek rano od razu do pracy. Wielu menedżerów robi swoje cotygodniowe planowanie w niedzielne wieczory, ale tak naprawdę w piątek wieczorem planowanie będzie bardziej wydajne. Jednak często może okazać się, że zaplanowane zadania na nowy tydzień są przytłaczające i jest ich bardzo dużo. Jeśli na Twojej liście jest więcej niż 5 kluczowych zadań do wykonania to wybierz jedno najważniejsze i rozpisz je na początku tygodnia. Nie trzy, nie dwa, tylko jedno. Wykonaj je w poniedziałek, gdzie masz najwięcej siły. Im bliżej piątku tym bardziej jesteś rozproszony i myślami już jesteś na weekendzie. Tak jak wspomniałem w punkcie powyżej warto planować nie tylko cały dzień ale również poszczególne dni tygodnia. O ile pozwala Ci na to systematyczność Twojej pracy to podziel sobie dni tygodni na tematy np.:
- Poniedziałek – najważniejszy projekt
- Wtorek – również dzień na projekty
- Środa pozyskiwanie zleceń oraz marketing firmy
- Czwartek: rozwój firmy, nauka, szkolenia
- Piątek: sprawi papierkowe, faktury, zaległości
Deleguj
Oj jak wielu z nas nie lubi prosić o pomoc innych. Powody braku oddelegowania zadań są różne. Najczęściej jest to obawa przed spadkiem jakości usług, wszak kto zrobi pracę najlepiej jak nie Ty. Często też masz ograniczony budżet i nie możesz sobie pozwolić na zapłatę podwykonawcy. Tymczasem oddelegowanie części zadań na zewnątrz naprawdę podniesie Twój zapał do pracy. Pamiętaj, że nie ma osoby, która jest we wszystkim dobra. Dlatego jeśli jakiegoś tematu nie czujesz na tyle dobrze, to warto pomyśleć, by zlecić jego wykonanie innej osobie. W tym czasie Ty możesz robić coś na czym się znasz. Tworząc listę zadań, spróbuj ocenić jakie zadania ktoś inny mógłby zrobić za Ciebie. Tym samym uwalniasz się od ciężaru i skupisz się na innych celach. Tak naprawdę sukcesem dobrej firmy jest umiejętność rozporządzania zadaniami.
